Kaj naj vsebuje spremno pismo?

Vsebino razdelite na tri ali štiri odstavke, lahko sta tudi samo dva. Pomembno je, da ga vsebinsko razdelite. Prvo odstavek naj pojasnjuje:

• zakaj se prijavljate;
• na katero delovno mesto (podjetje lahko razpisuje več prostih delovnih mest);
• kje ste videli oglas oziroma razpis;
• zakaj menite, da ste primerni za to delovno mesto.

V naslednjih odstavkih na kratko predstavite:

• vaše kvalifikacije za razpisano delovno mesto;
• najboljše primere konkretnih uspehov, pri čemer lahko navedete podjetja in osebe, ki so vam lahko tudi referenca;
• osebnostne prednosti, ki so lahko odločilne za to delovno mesto.

V zadnjem odstavku se priporočite za razgovor in navedite podatke, kje in kako ste dosegljivi.

MALENKOSTI ŠTEJEJO

Če smo doslej našteli zgolj osnove, so zdaj na vrsti finese. Šopek s pentljo je vsekakor lepši od rož, zavitih v navaden cvetličarski papir. Spremni dopis naj ima torej urejene oblikovne in vsebinske detajle:

• uporabite pisavo Times new roman ali Arial, ki sta najbolj klasični, velikost 11 ali 12;
• spustite se vrstico ali dve nižje in v levi kot zgoraj napišite svoje ime, priimek, naslov in pošto;
• sledita kraj in datum (na primer Maribor, 3. 5. 2005), pazite na presledke za pikami;
• nekoliko nižje so na vrsti podatki prejemnika (podjetje, oseba s polnim nazivom, naslov in pošta);
• približno tri vrstice nižje sledi naslov dopisa, npr.: Prijava na razpisano delovno mesto, temu pa prav tako že klasičen nagovor z besedo "Spoštovani", vejico in nadaljevanje z vašim besedilom dve vrstici nižje; ker je za besedo Spoštovani vejica, začnite dopis z malimi tiskanimi črkami;
• ko končate vsebino, spremno pismo zaključite s primerno frazo, kot na primer "Z lepimi pozdravi", "V pričakovanju na vaš odgovor vas lepo pozdravljam", "V upanju na odobritev moje prijave vas lepo pozdravljam" ipd.;
• pod vse to se lastnoročno podpišite (ime in priimek lahko dodatno tudi natipkate) in še dve vrstici nižje opozorite na priloge, običajno so to življenjepis in dokazila o izobrazbi.

Ko ste izpolnili vse zahtevane elemente, lahko odpošljete pismo z vsemi prilogami. Pri tem danes še vedno velja, da imajo podjetja raje pošiljanje po pošti, če le ni zahtevano drugače (npr. po elektronski pošti, kjer morate v priponki in ustreznem formatu poslati skenirana dokazila in priloge).

ŠE NEKAJ POMEMBNIH NASVETOV:

• Naslovite pismo na osebo, ki bo o vaši zaposlitvi odločala. Če je potrebno, zavrtite telefon podjetja in se pozanimajte, kdo je to.
• Ko utemeljujete, zakaj ste primerni za neko delovno mesto, ni dovolj, da napišete "zato, ker sem v tem najboljši/-a", ampak uporabite argument, ki je lahko tudi vaš adut. Pri tem skušajte biti stilistično izvirni.
• Bodite pozorni na slovnične napake, ne uporabljajte superlativov, velelnikov in okorelega izražanja. Če v tem niste dovolj vešči, naj vam pri oblikovanju svetuje nekdo, ki to zna. Stavki naj bodo kratki.
• Vljudnost, vljudnost in še enkrat vljudnost, a nikar ne bodite osladni in vsiljivi.
• Ne ponavljajte tistega, kar ste navedli že v življenjepisu, osredotočite se na predstavitev vašega interesa za zadevno delovno mesto.
• Ne združujte spremnega pisma z življenjepisom.
• Pri navajanju kontaktov so pogosto problematični elektronski naslovi - najlepsi@hotmail.com lahko delodajalca odvrne od namere, da bi vam poslal elektronsko sporočilo. Prav tako ne poudarjajte svojih ekstremističnih navdihov, zdravstvenega stanja in videza.
• Uporabite običajen papir (npr. bel stogramski).
• Ne navajajte neresničnih podatkov. Bodite raje iskreni, preprosti in izvirni.